Registro Federal, Volume 89 Edição 216 (Quinta-feira, Novembro) 7, 2024 ). [Volume do Registo Federal 89, Número 216 (Quinta-feira, Novembro) 7, 2024 )] [Notificações] [Páginas 88255 - 88258 ] Do Registo Federal Online via o Escritório de Publicações do Governo [ www.gpo.gov ] [FR Doc No: 2024 - 25898 ] -----------------------------------------------------------------------. DEPARTAMENTO DA ENERGIA Ato de Privacidade de 1974; Sistema de Registros. AGENÇA: EUA Departamento de Energia. ACÇÃO: Notificação de um sistema modificado de registros.
-----------------------------------------------------------------------. RESUMEN: Como exigido pelo Ato de Privacidade de 1974 e as Circulares do Escritório de Gestão e Orçamento (OMB) A- 108 e A- 130, o Departamento de Energia (DOE ou o O Departamento) está publicando um aviso de modificação de um sistema de registros existente da Lei de Privacidade. DOE propõe a alteração do Sistema de Registros DOE- 17 Sistema de Alerta DOE. Este Aviso de Sistema de Registros (SORN) está sendo modificado para se alinhar com novos requisitos de formatação, publicados pela OMB, e para garantir a cobertura adequada da Lei de Privacidade dos processos de negócios e informações da Lei de Privacidade. DATAS: Este SORN modificado se tornará aplicável após o final do período de comentários públicos em dezembro 9, 2024 a menos que sejam recebidos comentários que resultem em uma determinação contrária.
ADRESSÁRIOS: Os comentários escritos devem ser enviados ao Oficial de Desk DOE, Escritório de Informação e Assuntos Regulamentares, Escritório de Gestão e Orçamento, Novo Edifício Executivo, Sala 10102, 735 17 a rua NW, Washington, DC 20503 e para Ken Hunt, Chefe da Privacidade, EUA Departamento de Energia, 1000 Independence Avenue SW, Rm. 8 H- 085, Washington, DC 20585, por fax em ( 202 ) 586 - 8151, ou por e- mail em [email protected]. PARA OUTRAS INFORMAÇÕES CONTACTO: Ken Hunt, Chefe da Proteção da Privacidade, EUA. Departamento de Energia, 1000 Independence Avenue SW, Rm. 8 H- 085, Washington, DC 20585, por fax em ( 202 ) 586 - 8151, por e-mail em [email protected], ou por telefone em ( 240 ) 686 - 9485. INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR: Em janeiro 9, 2009, DOE publicou uma compilação de seus sistemas de registros da Lei de Privacidade, que incluía o Sistema de DOE- 17 Sistema de Alerta DOE. Este aviso propõe as seguintes emendas. O gerenciador de sistema foi atualizado como o Escritório de Gerenciamento de Emergências. ``Categorias de Pessoas Cobertas pelo Sistema'' agora inclui empreiteiros. ``Categorias de Registros neste Sistema'' foi atualizado para incluir o número de telefone celular. Na seção ``Rotina Usos'', este aviso modificado exclui um uso de rotina anterior sobre esforços que respondem a uma suspeita ou confirmada perda de confidencialidade da informação como aparece na compilação do DOE dos seus sistemas de registros da Lei de Privacidade (janeiro) 9, 2009 ) e substitui- a por uma para ajudar a DOE a responder a uma violação suspeita ou confirmada de seus registros de Informações Personalmente Identificables (PII), modelada com linguagem do Memorando M- da OMB 17 - 12, ``Preparando e Respondendo a uma Violação de Informações Personalmente Identificables'' (janeiro) 3, 2017 ). Além disso, este aviso adiciona um novo uso de rotina para garantir que o DOE possa ajudar outra agência ou entidade a responder à violação confirmada ou suspeita da PII da outra agência ou entidade, conforme apropriado, conforme alinhado com o Memorando M- do OMB 17 - 12. Uma mudança administrativa exigida pelo Ato de Melhoria da FOIA de 2016 prolonga o tempo de tempo que um requerente pode apresentar um recurso sob a Lei de Privacidade a partir de 30 para 90 dias. Ambas as seções ``Locações do sistema'' e ``Guardias administrativas, técnicas e físicas'' foram modificadas para refletir o uso do Departamento de serviços baseados na nuvem para armazenamento de registros. A linguagem em todo o SORN foi atualizada para se alinhar com as leis, políticas, procedimentos e melhores práticas federais aplicáveis.
NOME E NÚMERO DO SISTEMA: DOS 17 Sistema de Alerta DOE. CLASSIFICAÇÃO DE SEGURANÇA: Não classificado. LOCAÇÃO DO SISTEMA: Os sistemas que aproveitam este SORN podem existir em múltiplos locais. Todos os sistemas que armazenam registros em um servidor baseado em nuvem são necessários para usar serviços em nuvem aprovados pelo governo e seguir os padrões de segurança e privacidade do National Institute of Standards and Technology (NIST) para acesso e retenção de dados. Os registros mantidos em um servidor de nuvem aprovado pelo governo são acessados através de centros de dados seguros nos Estados Unidos continentais. EUA Departamento de Energia, Sede, 1000 Avenida Independência SW, Washington, DC 20585.
GESTIÃO(S) DO SISTEMA: Diretor, Escritório de Gestão de Emergência, Escritório de Programas de Continuidade e Resiliência da Missão, EUA Departamento de Energia, 1000 Avenida Independência SW, Washington, DC 20585. AUTORIDADE PARA A MANTENÊNCIA DO SISTEMA: 42 U.S.C. 7101 et segs. e 50 U.S.C. 2401 e seguintes. OBJETIVO(S) DO SISTEMA: Os registros neste sistema são usados pelo Departamento para alertar os funcionários que solicitaram e se registraram para serem notificados em caso de emergência no DOE ou nas suas instalações.
CATEGORIAS DE INDIVIDUOS COBREDOS PELO SISTEMA: DUE atual, incluindo Administração Nacional de Segurança Nuclear (NNSA), funcionários e funcionários do empreiteiro, consultores e membros do conselho. CATEGORIAS DE REGISTOS NO SISTEMA: Os registros incluem o nome do endereço de email individual, do trabalho e do domicílio, dos números de telefone do trabalho e do domicílio, dos celulares e dos números do pager. CATEGORIAS DE FONTES DE RECORDO: O indivíduo a quem o registro pertence fornece todas as informações mantidas no sistema.
UTILIZAÇÃO ROUTINA DE REGISTOS MAINTIDAS NO SISTEMA, INCLUINDO CATEGORIAS DE UTILIZADOS E OBJECTIVOS DE TAS UTILIZAÇÕES: 1. Um registro deste sistema pode ser divulgado como um uso de rotina para fins de investigação, resolução de reclamações, ou a preparação e condução de litígios para ( 1 ) pessoas que representam o Departamento na investigação, resolução ou litígio, e a indivíduos que ajudam nessa representação; ( 2 ) outros envolvidos na investigação, resolução e litígio, e seus representantes e indivíduos que assistem esses representantes; ( 3 ) testemunhas, potenciais testemunhas, ou seus representantes e assistentes; e ( 4 ) qualquer outra pessoa que possua informações relacionadas com o assunto quando for necessário obter informações ou testemunhos relevantes para o assunto. 2. Um registro deste sistema pode ser divulgado como um uso de rotina no tribunal ou processo administrativo para os tribunais, advogado, outras partes, testemunhas e o público (em declarações, arquivamentos ou discussão disponíveis publicamente no tribunal aberto) quando tal divulgação: ( 1 ) é relevante para o processo e necessário para o processo; ( 2 ) é compatível com o propósito para o qual o Departamento colecionou os registros; e ( 3 ) o processo envolve: (a) O Departamento, suas agências predecessoras, empreiteiros atuais ou ex-presidentes do Departamento, ou outras agências do Governo dos Estados Unidos e seus componentes, ou (b) Um funcionário atual ou ex-predecessor do Departamento e suas agências predecessoras, empreiteiros atuais ou ex-predecessores do Departamento, ou outras agências do Governo dos Estados Unidos e seus componentes, que atuem em uma qualidade oficial, ou em qualquer função individual onde o Departamento ou outra agência do Governo dos Estados Unidos concordou em representar o funcionário. 3. Um registro deste sistema pode ser revelado como um uso de rotina para a agência local, tribal, estadual ou federal apropriado quando os registros, sozinhos ou em conjunto com outras informações, indicam uma violação ou potencial violação da lei seja civil, criminal ou regulamentar na natureza, e se surgindo por estatuto geral ou programa particular de acordo com o mesmo. 4. Um registro deste sistema pode ser divulgado como um uso de rotina para um membro do Congresso que submete um pedido envolvendo um constituinte quando o constituinte solicitou assistência ao membro sobre o assunto do registro. O membro do Congresso deve fornecer uma cópia do pedido de assistência assinado pelo constituinte. 5. Um registro deste sistema pode ser revelado como um uso de rotina para os contratantes DOE em execução de seus contratos, e seus oficiais e funcionários que têm uma necessidade de registro no desempenho de suas funções. As informações fornecidas sob este uso de rotina estão sujeitas às mesmas limitações aplicáveis aos funcionários e funcionários do Departamento sob a Lei de Privacidade. 6. Um registro deste sistema pode ser revelado como um uso de rotina para agências, entidades e pessoas apropriadas quando ( 1 ) o Departamento suspeita ou confirmou que houve uma violação do sistema de registros; ( 2 ) o Departamento determinou que, como resultado da violação suspeita ou confirmada, há um risco de dano para os indivíduos, DOE (incluindo seus sistemas de informação, programas e operações), o Governo Federal, ou segurança nacional; e ( 3 ) a divulgação feita a tais agências, entidades e pessoas é razoavelmente necessária para ajudar em conexão com os esforços do Departamento para responder à violação suspeita ou confirmada ou para prevenir, minimizar ou remediar tais danos. 7. Um registro deste sistema pode ser divulgado como um uso de rotina para outra agência federal ou entidade federal, quando o Departamento determina que informações deste sistema de registros são razoavelmente necessárias para ajudar a agência ou entidade destinatária em ( 1 ) respondendo a uma violação suspeita ou confirmada ou ( 2 ) prevenir, minimizar ou remediar o risco de danos para os indivíduos, a agência ou entidade destinatária (incluindo seus sistemas de informação, programas e operações), o Governo Federal, ou segurança nacional, resultante de uma violação suspeita ou confirmada. POLÍTICAS E PRÁTICAS PARA O CONSERVAÇÃO DE REGISTOS: Os registros podem ser armazenados como registros em papel ou mídia eletrônica.
POLÍTICAS E PRÁTICAS PARA A RETRIEVAÇÃO DE REGISTOS: Os registros são recuperados pelo nome do indivíduo. POLÍTICAS E PRÁTICAS PARA A RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO DE REGISTOS: A retenção e disposição destes registros está de acordo com o esquema de distribuição de registros aprovado pela Administração de Arquivos e Registos Nacionais com uma retenção de 3 anos. SEGURIDADES ADMINISTRATIVAS, TÉCNICAS E FÍSICAS: Os registros eletrônicos podem ser protegidos e mantidos num servidor de software baseado em nuvem e sistema operacional que reside no ambiente de hospedagem do Programa Federal de Gestão de Riscos e Autorização (FedRAMP) e da Lei Federal de Modernização da Segurança da Informação (FISMA). Os dados localizados no servidor baseado na nuvem são firewalls e criptografados em repouso e em trânsito. Os mecanismos de segurança para o tratamento de dados em repouso e em trânsito estão de acordo com os padrões de criptografia DOE. Os registros são protegidos do acesso não autorizado através das seguintes salvaguardas apropriadas: Administrativo: O acesso a todos os registros é limitado apenas a fins de governo legal, com acesso a registros eletrônicos baseados em papel e autenticação de dois fatores ou proteção de senha. O sistema requer que as senhas sejam complexas e sejam alteradas frequentemente. Os usuários que acedem aos registros do sistema recebem treinamento frequente em Ato de Privacidade e requisitos de segurança da informação. Os controles de segurança e privacidade são revisados de forma contínua. Técnico: Os sistemas de registros informatizados são salvaguardados em redes departamentais configuradas para acesso baseado em funções com base nas responsabilidades do trabalho e na afiliação organizacional. Os controles de privacidade e segurança estão no lugar para este sistema e são atualizados de acordo com os requisitos aplicáveis, conforme determinado pelas diretrizes e orientações do NIST e DOE. Físico: Os servidores de computador em que os registros eletrônicos são armazenados estão localizados em instalações do Departamento seguras, que são protegidas por seguranças, distintivos de identificação e câmeras. As cópias em papel de todos os registros estão bloqueadas em armários de arquivos, salas de arquivos ou escritórios e estão sob o controle do pessoal autorizado. O acesso a estas instalações é concedido apenas ao pessoal autorizado e cada pessoa que tenha acesso ao sistema deve ser um indivíduo autorizado a usar ou administrar o sistema.
PROCEDIMENTOS DE ACCESSO DE RECORDO: O Departamento segue os procedimentos delineados em 10 CFR 1008.4. A identificação válida do indivíduo que faz o pedido é necessária antes de as informações serem processadas, fornecidas, acessadas ou uma correção considerada, para garantir que as informações sejam processadas, fornecidas, corrigidas ou os registros divulgados ou corrigidos apenas a pedido da pessoa apropriada. PROCEDIMENTOS DE CONTEÚDO DE RECORDO: Qualquer indivíduo pode enviar um pedido ao Gerenciador de Sistema e solicitar uma cópia de quaisquer registros relacionados a eles. De acordo com o 10 CFR 1008.11, qualquer indivíduo pode apelar da negação de um pedido feito por ele ou ela para obter informações sobre ou para o acesso ou correção ou emenda de registros. Um recurso será apresentado dentro do 90 dias de calendário após a recepção da negação. Quando um recurso é apresentado por correio, o marcador postal é conclusivo quanto à oportunidade. O recurso deve ser escrito e assinado pelo indivíduo. As palavras ``APROVAÇÃO DE ATOS DE PRIVACIDADE'' devem aparecer em maiúsculas no envelope e na letra. Os recursos relativos aos registros DOE devem ser direcionados ao Diretor, Escritório de Audiências e Recursos (OHA), 1000 Avenida Independência SW, Washington, DC 20585. PROCEDIMENTOS DE NOTIFICAÇÃO: De acordo com o regulamento DOE que implementa a Lei de Privacidade, no 10 Parte CFR 1008, um pedido de um indivíduo para determinar se um sistema de registros contém informações sobre si mesmos deve ser direcionado para os EUA. Departamento de Energia, Sede, Oficial da Lei de Privacidade. O pedido deve incluir o nome completo do requerente e o período de tempo para o qual os registros são procurados.
EXENÇÕES PROMULGADAS PARA O SISTEMA: Nenhuma. HISTÓRIA: Este DORN foi publicado pela última vez no Registo Federal, 74 FR 1019 - 1020, em janeiro 9, 2009. Este documento do Departamento de Energia foi assinado em Novembro 1, 2024, por Ann Dunkin, Oficial Sênior da Agência para a Privacidade, de acordo com as autoridades delegadas do Secretário de Energia. Esse documento com a assinatura e data originais é mantido pelo DOE. Apenas para fins administrativos, e em conformidade com os requisitos do Escritório do Regista Federal.